BENTUK BAGAN ORGANISASI DAN DEPARTEMENLISASI

Organisasi Personalia

Organisasi 
Organisasi sering diartikan sebagai kelompok orang yang bersama-sama ingin mencapai tujuan yang sama. Secara lebih luas definisi organisasi adalah sebagai suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan dan pemeliharaan sutu struktur atau pola-pola hubungan kerja dari orang-orang dalam satu kelompok kerja. Jadi organisasi juga merupakan kumpulan dari peranan, hubungan dan tanggung jawab yang jelas dan tetap, paling tidak dalam jangka waktu pendek.

Organisasi disusun tidak hanya mengatur orang-orangnya, tetapi juga membentuk dan memodifikasi struktur dimana didalamnya tersusun tugas orang-orang tersebut. Disini berarti harus ada pembagian peranan untuk mencapai suatu tujuan tertentu bersama-sama. Perusahaan adalah suatu bentuk organisasi atau tepatnya suatu organisasi produksi yang meliputi berbagai fungsi yang dikoordinasi untuk memproduksi sebagian barang dan jasa tertentu dan tujuan ekonominya tergantung pada perbandingan kekuasaan dalam organisasi tersebut.

• Secara lebih lengkap definisi organisasi adalah sebagai berikut (Kast dan Rosenwig).
• Suatu subsistem dari lingkungannya yang lebih jelas.
• Terdiri dari orang-orang yang berorentasi pada tujuan.
• Suatu subsistem teknik, yaitu orang-orang yang menggunakan pengetahuan, teknik, peralatan dan fasilitas.
• Suatu subsistem struktural, yaitu orang-orang yang bekerja bersama dalam berbagai kegiatan yang terpadu.
• Suatu subsistem psikososial, yaitu orang-orang yang terlibat dalam hubungan sosial.
• Suatu subsistem manajerial yang merecanakan dan mengendalikan semua usaha.

Jadi hakekat organisasi (perusahaan) adalah adanya orang-orang yang usahanya harus dikoordinasikan, tersusun dari sejumlah subsistem yang saling berhubungan dan saling tergantung, bekerja bersama atas dasar pembagian kerja,peran dan wewenangan, serta mempunyai tujuan tertentu yang hendak dicapai.
Ada empat langkah mendasar ketika membuat keputusan mengenai pengorganisasian :

• Membagi seluruh beban pekerjaan menadi banyak tugas yang secara wajar dan nyaman dapat dilaksanakan oleh individu atau kelompok. Hal ini disebut pembagian pekerjaan.
• Menggabungkan tugas secara logis dan efisien. Pengelompokan karyawan dan tugas biasanya disebut departementalisasi.
• Menetapkan siapa yang memberi laporan kepada siapa dalam organisasi. Hubungan departemen ini menghasilkan hirarki organisasi.
• Menetapkan mekanisme yang menyatukan aktivitas departemental menjadi suatu kesatuan dan memonitor keefektifan integrasi tersebut. Proses ini disebut koordinasi.

Gambar 1.1. Contoh bagan organisasi

Pembagian Pekerjaan
Pembagian pekerjaan (division of work) adalah pemecahan tugas kompleks menjadi komponen-komponennya sehingga setiap orang bertanggung jawab untuk beberapa aktivitas terbatas butkannya tugas secara keseluruhan. Sering kali dirujuk sebagai pembagian tugas.
Pembagian pekerjaan dapat meningkatkan produktivitas karena tidak seorangpun secara fisik maupun psikologi mampu melakukan semua operasi yang menutusun kebanyakn tugas kompleks, bahkan dengan anggapan seseorang dapat memperoleh semua ketrampilan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas tadi. Sebaliknya pembagian pekerjaan menciptakan tugas yang lebih sederhana yang dapat dipelajari dan diselesaikan dengan relatif cepat. Jadi hal ini memperkuat spesialisasi, keika setiap orang menjadi pakar dalam pekerjaan tertentu. Karena tindakan ini menciptakan variasi pekerjaan, orang dapat memilih atau ditugaskan pada suatu posisi yang sesuai dengan bakat dan minat mereka.

Spesialisasi pekerjaan juga mempunyai kerugian. Bila tugas dibagi-bagi menjadi langkah-langkah kecil yang terpisah, dan pekerja hanya bertanggung jawab pada satu langkah, maka ada perasaan tersing, tidak adanya makna pengendalian mudah terbentuk. Hal ini akan menimbulkan kebosanan yangmengakibatkan penurunan minat dalam bekerja, sehingga dalam hal ini perlu dilakukan pengembangan pendekatan baru, lebih fleksibel yang berdasarkan tim, menekankan mutu kehidupan di tempat kerja dan adaptasi teknologi yang kreatif untuk meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan.

Departementalisasi
Departementalisasi adalah pengelompokan pekerjaan menjadi departemen aktivitas pekerjaan yang serupa secara logis berhubungan., oleh karena itu merupakan hasil keputusan manajer tentant aktivitas tadi dibagi-bagi menjadi tugas.

Gambar 1.2. Contoh bagan Departemenlisasi

Hierarki
Hirarki adalah suatu pola tingkat berjenjang dari sebuah struktur organisasi di puncaknya duduk manajer (atau beberapa manajer) peringkat senior yang bertanggung jawab atas operasi seluruh organisasi. Manajer dengan peringkat lebih rendah ditempatkan di bawah diberbagai tingkat organisasi.

Dari suatu hierarki manajer mempunyai bawahan yang berisi sejumlah orang dan departemen yang ditangani oleh seorang manajer yang disebut dengan rentang kendali manajemen (rentang kendali atau rentang manajemen). Rentang kendali manajemen mengacu pada jumlah orang dan departemen yang melapor langsung pada seorang manajer tertentu. Rantai Komando (Chan of command) aalah rencana yang menetukan siapa melapor kepada siapa dala sebuah organsiasi, jalur pelaporan seperti ini merupakan sifat menonjol dari semua bagan organisasi.
Ada dua tipe hirarki dalam organisasi yaitu hirarki tinggi dan datar. Hirarki yang tinggi mempunyai rentang manajemen yang sempit dan banyak tingkat antara manajer tertinggi dan terendah. Dalam organisasi ini rantai komando yang panjang memperlambat pembuatan keputusan, suatu kelemahan dalam lingkungan yang cepat berubah. Rentang yang lebar sebaliknya menciptakan hirarki datar, dengan tingkat menajer lebih sedikit antara puncak dan bawah.

Gambar 1.3. Contoh bagan organisasi Hierarki

Koordinasi
Koordinasi adalah integrasi aktivitas bagian-bagian terpisah dari sebuah organisasi untuk mencapai sasaran organisasi yang efektif. Seberapa jauh koordinasi yang diperlukan tergantung pada sifat dari pekerjaan yang dilakukan dan tingkat saling ketergantungan dari orang-orang dalam berbagai unit yang melakukan tugas itu. Kalau tugas itu memerlukan atau lebih baik kalau ada komunikasi antar unit, maka koordinasi yang ketat adalah paling baik. Jika pertukaran informasi tidak begitu perlu pekerjaan mungkin diselesaikan lebih efisien dengan interaksi yang lebih sedikit antar unit. Koordinasi tingkat tinggi kemungkinan menguntungkan untuk pekerjaan yang bukan rutin dan tidak dapat diperkirakan, yaitu untuk pekerjaan dengan faktor-faktor di dalam lingkungan yang sedang berubah dan untuk pekerjaan dengan saling ketergantungan tinggi.

duty statement
Duty statement adalah mendiskripsikan tugas, ketrampilan (skill), kualifikasi yang diperlukan, hubungan antar bagian, tanggung jawab dari posisi, lingkungan dan kondisi pekerjaan spesifik dari setiap bagian agar sesuai dengan pendidikan dan pengalaman yang diperlukan untuk penyelesaian tugas pada setiap bagian.

Duty statement mengklarifikasi siapa yang bertanggung jawab dari setiap departemen dan membantu pada orang yang memegang jabatan untuk memahami tanggung jawab dari kedudukannya. Tidak hanya mampu untuk menilai seberapa besar tanggung jawab dari setiap pemegang jabatan, duty statement juga memberikan pengertian dimana posisi yang sesuai dari setiap departemen secara keseluruhan. Semakin lengkap dan akurat duty statement dapat membantu menentukan dimana posisi yang akan diganti ketika dipandang perlu melakukan pengurangan tenaga kerja dan dipandang lebih cocok untuk melakukan outsourching, part-time, temporer mengontrak tenaga kerja lain atau alternatif yang lain.

Dengan mengembangkan duty statement yang efektif akan mampu digunakan sebagai alat komunikasi agar organisasi berhasil. Sebaliknya, jika salah merumuskan duty statement akan menambah ketidakjelasan lingkungan kerja, komunikasi yang jelek dan akan membuat karyan merasa tidak mengetahui apa yang seharusnya dilaksanakan sesuai dengan duty statement.
Duty statement disusun berdasarkan pada informasi yang objektif secara umum yang diperoleh dari analisa jabatan, pemahaman terhadap kompetensi dan skill yang diperlukan untuk dapat menyelesaikan tugas yang diperlukan dan kebutuhan agar organisasi dapat bekerja.

Beberapa pedoman dalam menyusun duty statement adalah sebagai berikut :

• Duty Statement mampu mengkomunikasikan petunjuk organisasi dimana orang-orang yang menduduki jabatan sesuai dengan apa yang diinginkan dalam gambaran organisasi.
• Duty Statement menjelaskan mengapa ada posisi pekerjaan tersebut, apakah yang menduduki jabatan bertanggung jawab atas tugas yang diberikan dan apa yang diperlukan agar pekerjaan bisa dilaksanakan secara efektif.
• Membantu menjelaskan peraturan dalam perusahaan
• Secara lengkap menentukan, menjelaskan, mengkomunikasikan apa harapan yang ingin dicapai organisasi, mengukur dan mendokumentasikan atas pencapaian organisasi. 
• Menyediakan dokumen pertanggung jawaban dimana kesalahan karyawan diketahui dengan melihat perbandingan pada statement tugas sehingga dapat diperbaiki melalui komunikasi dan dan pengukuran.
• Menjelaskan kepada calon tenaga kerja mengenai apa yang diinginkan dari organisasi pada saat dilakukan perekutan dan penempatan karyawan baru.
• Membantu mengorganisasikan karyawan yang harus bekerja dengan orang-orang yang sifat pekerjaannya kontrak mengenai batasan tugas dan tanggung jawabnya secara tertulis.
• Duty Statement menjadi tidak berlaku jika perlu adanya langkah cepat untuk berubah, pelanggan menjadi pengendali lingkungan kerja, sehingga perlu untuk meninjau kembali dan memperbaikinya.
• Memiliki fleksibilitas sehingga individu dapat bekerja diluar jalur yang ditetapkan.
• Sebagai dasar konsistensi dalam berkomunikasi dan dalam mendokumentasikan tanggung jawab dari para pemegang jabatan.

Bagaimana cara merumuskan statement pekerjaan?
Ada beberapa tahap dalam penyusunan pekerjaan, salah satunya adalah melengkapinya dengan job analysis (analisa jabatan) yang menjadi daasar dalam fungsi dan manfaat dari suatu pekerjaan, seta penjelasan yang lengkap mengenai kualifikasi yang diperlukan.
Tabel dibawah ini menjelaskan peran dan tanggung jawab bagian organisasi dalam penyusunan duty statement

Peran
Tanggung Jawab
Manajer / Supervisor
- mempersiapkan training yang berhubungan dengan statement pekerjaan
- berunding dengan bagian personalia untuk mentukan job analysis untuk identifikasi tugas, waktu penyelesaian dan persyaratan personil
- bekerjasama dengan personalia menyusun statement pekerjaan secara lengkap
- memastikan bahwa statement pekerjaan telah dibaca dan dipahami serta disetujui oleh karyawan yang prospektif

Personalia
- mempersiapkan training yang berhubungan dengan statement pekerjaan
- bekerja sama dengan supervisor dan para ahli untuk mengembangkan statement pekerjaan
- menyiapkan statement pekerjaan

Divisi dan kepala cabang
Mendukung proses statement pekerjaan
mempersiapkan training yang berhubungan dengan statement pekerjaan
menugaskan keseluruhan manajer dan supervisor untuk mengikuti training statement pekerjaan
memberikan kesempatan pada staff untuk mengembangkan statement pekerajaan dengan personalia
Karyawan
Prospektif
Membaca, memahami, dan menyetujui statement pekerjaan
Konsultan SDM
Bekerja sama dengan konsultan lain dan personalia mengembangkan statement pekerjaan

Komponen Duty Statement
- Job title (nama pekerjaan) yaitu definisi kelompok posisi yang dapat saling dipertukakan (identik) sesuai tugas penting mereka.
- Departemen atau divisi menunjukkan letak pekerjaan dalam perusahaan.
- Tanggal analisis pekerjaan menunjukkan kapan uraian tugas disiapkan dan apakah harus diperbarui.
- Ringkasan tugas (job summary) merupakan abastraksi dari pekerjaan dapat digunakan dalam penembpatan karyawan (job posting) iklan lowongan pekerjaan dan survei gaji.
- Supervisi yang diterima dan diberikan mengidentifikasi hubungan pelaporan Jika supervisi diberikan, kewajiban yang terkait dengan supervisi tersebut harus diperinci menurut pekerjaan yang dilakukan.
- Pelaksanaan pekerjaan, mengidentifikasi kewajiban dan menggarisbawahi tugas pokok yang membentuk suatu pekerjaan. Tugas (task) merupakan sesuatu yang dilakukan oleh karyawan atau tindakan yang diambil untuk meghasilkan produk atau jasa. Kewajiban (duties) adalah sekumpulan tugas yang selalu berulang dan tidak mudah. Pernyataan tugas tertmbang yang menentukan peringkat kerja para pemegang jabatan, sangat penting bagi penetapan standar kinerja.
- Job context berhubungan dengan lingkungan yang melingkupi pekerjaan.

Lebih lanjut proses ini disebut sebagai penilaian pekerjaan (job assesment) pada saat menganalisa posisi dan kebutuhan pekerjaan. Pada saat penilaian dilakukan, hal-hal yang perlu dilengkapi adalah sebagai berikut :
- Evaluasi kebutuhan organisasi yang akan diisi posisinya (tujuan dari posisi pekerjaan tersebut).
- Definisikan fungsi, pekerjaan dan tanggung jawab dari tugas atas posisi yang penting tersebut.
- Definisi karakteristik orang yang diperlukan agar dapat berhasil dalam posisinya (pengetahuan, ketrampilan, kemampuan, kualifikasi yang diinginkan, lingkungan kerja, kemampuan menal, kemampuan f.zisik dan kompetensi atau dimensi kerja)

Tujuan dan arti penting duty statement
- Menyediakan informasi pekerjaan yang realistis bagi para pelamar kerja mengenai    kewajiaban, kondisi kerja dan persyaratannya.
- Mengidentifikasi hubungan antara supervisor dan bawahannya.
- Memberi bantuan dalam menentukan kewajiban masing-masing karyawan dan tugas-tugas yang berkaitan
- Menyediakan landasan informasi yang digunakan dalam pengambilan keputusan mengenai karyawan sesuai undang-undang.
- Menentukan arti penting dan waktu yang diperlukan seoran karyawan.
- Sebagai dasar pelatihan perencanaan karir dan pengembangan karir.
- Sebagai penentu nilai relatif suatu pekerjaan, sehingga bermanfaat memelihara kewajaran upah baik eksternal maupun inernal.
- Alat untu mendesain ulang dan perubahan pekerjaan.
- Mengarahkan supervisor dan pemegang jabatan dalam menulis referensi dan menyiapkan resume, baik pada waktu keluarnya karyawan maupun pada waktu mencari karyawan baru.

Peranan Organisasi dalam pelaksanaan duty statement
Bagaimana dukungan organisasi dalam melaksanakan duty statement adalah memberikan pelaporan mengenai hubungan antar departemen dalam suatu organisasi seperti :
- Pengawasan : mengkoordinasikan dan memberi petunjuk mengenai aktivitas yang dilakukan oleh bawahan.
- Negosiasi : pertukaran ide, informasi dan opini dengan yang lain untuk merumuskan kebijakan dan program dan/ atau secara bersama menentukan keputusan, kesimpulan, solusi atau pemecahan masalah.
- Komunikasi : berdiskusi dengan cara mendengarkan atau memperhatian orang lain agar mendapat atau bertukar informasi (termasuk memberi atau menerima penugasan atau petunjuk).
- Memberi instruksi : mendidik karyawan, atau melatihmelalui penjelasan, demonstrasi, dan pengawasan praktis, atau membuat rekomendasi berdasakan pada disiplin teknik.
- Ketrampilan / perilaku Interpersonal : berhubungan dengan individual dengan sekelompok keinginan dan perilaku yang melekat serta cara pandang personal.
- Pengendalian yang lain : mengendalikan agar tidak terjadi kekerasan fisik atau perlakuan yang tidak baik yang bisa melukai orang lain.
Melakukan Tindakan seperti :
- Bagian personalia membuat keputusan yang berhubungan dengan penyelesaian atau fungsi dari tugas.
- Otoritas dalam memecahkan masalah dan issue.
- Penyelesaian pekerjaan mandiri.
- Kompleksitas pekerjaan.
- Dimensi pekerjaan.


sumber : http://www.institutpersonalia.com/2009/05/organisasi-personalia.html