Moving Words - http://www.quakemaker.com

Jumat, 21 Oktober 2011

Sisitim Informasi Manajemen Pada Perusahaan PT. Kitara Travel

PT. Kitara Travel bergerak Biro Perjalanan Umum, yang artinya perusahaan ini berkerja di bidang jasa pariwisa dan dokumen perjalanan, seperti penjualan tiket pesawat, paket tour dan kepengurusan passpor dan visa. Perusahaan ini milik Swasta yang artinya si pemilik perusahaan ini yaitu Pimpinan tertinggi. Dalam sistim informasi manajemen di perusahaan Kitara ini sangatlah dibutuhkan, karena perusahaan ini milik perorangan jadi pemiliklah yang berhak sepenuhnya mengatur sistim dalam perusahaan ini. Contoh Sistim Informasi Manajemen yang diperlukan perusahaan ini adalah :

1. Cara Merekrut Karyawan
Perusahaan ini bisa dibilang usaha menengah, karena dalam perusahaan ini karyawannya berskala 1-50 orang dan struktur organisasi perusahaan travel agent yang menempati berbagai posisi diantaranya :
1. Manager
2. Sekertaris
3. Bendahara
4. Organizer
5. Public relation
6. Designer
7. Promoter
8. Ticket seller
9. Cleaning service
10. Kurir
11. Security

Untuk cara perekrutannya calon harus mempunyai kreteria yang ditentukan dan juga softskill yang dibutuhkan dalam usaha perjalanan wisata / travel agent sesuai dengan posisi pekerja sebagai berikut;

1. Seorang Manager :

• Harus pandai dalam management perusahan jasa wisata.
• Mengarahkan sesuai visi dan misi perusahan jasa wisata.
• Mengatur strategi pelayanan/penjualan perusahan jasa wisata.
• Memperhatikan setiap kekurangan dan kendala dalam proses execute tour dan memberikan solusi untuk menjadi lebih baik.
• Membuat setiap prosedur, structure perusahaan untuk mempermudah dalam financial management, dan company maintenance.
• Mengadakan meeting untuk evaluasi kinerja perusahaan.
• Bertanggung jawab atas segala yang terjadi diperusahaan.

2. Seorang Sekertaris :

• Mampu mengoprasikan komputer dengan baik ex: mengoprasikan Ms.Word, Ms. Excel.
• Mendokumentasikan setiap surat / bukti kerjasama perusahaan dengan pihak lain.
• Mendata setiap laporan hasil execute dan melapor kepada atasan.
• Mendata laporan keuangan dari bendahara dan dilanjutkan kepada atasan.
• Terampil dalam hal surat menyurat ex: surat kerjasama, surat perjanjian, dll.

3. Seorang Bendahara :

• Mampu mengatur setiap keuangan perusahaan.
• Membuat laporan keuangan bulanan dan dilanjutkan ke sekertaris dalam pendataan.
• Terampil dan dapat dipercaya.
• Bertanggung jawab dan siap menanggung resiko.

4. Seorang Organizer :

• Mampu menganalisa setiap data dari public relation tentang setiap object wisata dan fasilitas yang tersedia.
• Mempertimbangakan setiap perjanjian dari hotel,transport,ojtw,dll.
• Membuat sebuah paket wisata.(waktu,tempat,harga,fasilitas,dll.)
• Paket tersebut dirapatkan ; orginizer, designer, promoter, bendahara, sekertaris, manager. untuk pertimbangan harga, surat menyurat, design brochure dan stragety memasarkan paket tour. kemudian persetujuan manager.


5. Seorang Public relation :

• Mampu menjalin kerja sama dengan berbagai fasilitas penunjang pariwisata, baik dengan pihak hotel, bandara, transportasi, maupun dinas pariwisata.
• Mampu memperluas jaringan kerja sama perusahaan dan menjaga nama baik perusahaan.
• Setiap bukti kerjasama dinyatakan dalam surat kemudian dilanjutkan ke sekertaris.
• Terampil dalam berkomunikasi.
• Berpenampilan menarik.


6. Seorang Designer :

• Terampil dalam hal design brochure atau video untuk promote paket wisata.
• Mampu mendesign layanan penjualan tiket via online.
• Maintenance apabila ada perubahan strageti dari atasan.
• Mengatur setiap stragety design untuk mendukung tim promote.
• Mengatur setiap stragety design untuk mendukung tim promote.


7. Seorang Promoter :

• Mampu mempromosikan setiap paket baru yang di rancang perusahaan.
• Terampil dalam hal membuat orang tertarik.
• Mampu mengatur stragety promosi paket wisata dengan kerja sama dari tim design.
• Terampil dalam berkomunikasi.
• Berpenampilan menarik.


8. Seorang Ticket Seller :

• Mampu menguasai city code, airport code, aircraft code, terminology, aircraft cargo system/procedure.
• Ada baiknya menghafalkan name of the airport ( domestik and international).
• Mampu menguasai prosedure system penerbangan di dalam sebuah bandara ex; schedule, procedure in the airport, to simplify the process of airline passengers.
• Terampil dalam melayani costumer, mulai dari proses booking tiket, reservasi ticket sampai pemesanan sebuah paket tour.


9. Seorang Cleaning Service :

• Mampu menjaga kebersihan lingkungan kantor.
• Menyediakan sarapan/ hidangan buat para pekerja.


10. Seorang Kurir :

• Harus mempunyai SIM (Surat Ijin Mengendara).
• Harus mengetahui jalan.
• Mampu bekerja cepat saat mengantar Tiket.

11. Seorang Security :

• Menjaga keamanan lingkungan kantor.
• Menjaga setiap kendaraan pekerja.

Begitulah cara merektur karyawan baru di perusahaan ini yang, jika perusahaan ini bisa menrekrut karyawan seperti kreteria diatas niscaya perusahaan ini mampu berkermbang maju dimasa mendatang.


2. Cara Kerja Karyawan.

Dalam bidang Travel Agent seorang pemimpin harus bisa memilih karyawan sesuai yang dibutuhkan sesuai perkerjaannya. Untuk itu seorang pegawai haruslah tamatan dari sekolah pariwisata agar bisa menjalankan perkerjaannya dengan baik nantinya, Karena mereka sudah terlatih dan tahu bagaimana menangani suatu masalah. Sehingga tidak harus mulai dari awal lagi. Biasanya travel agent itu Kerja sama dengan travel lain mutlak dilakukan. Misalnya, ketika membuka travel di Pontianak, travel mana bisa diajak kerja sama di Jakarta. Ibaratnya, pusat ada di sana. Sehingga kalau ada informasi atau apa pun dari Jakarta, bisa memanfaatkannya. Lalu, travel punya akses ke mana. Untuk seorang Ticketing / Ticket Seller haruslah berpengalaman dibidangnya, karena cara kerja seorang ticketing tidaklah mudah, harus mengetahui City Code disetiap kota dalam negri dan luar negri, juga harus mengetahui nama-nama bandara yang ada dalam negri maupun luar negri dan mampu berbicara dengan baik kepada Costumer.


3. Cara Memanajemen Perusahaan.

Untuk memanajement perusahaan yang baik owner haruslah membuat peraturan dalam perusahaannya, agar para karyawan bisa berkerja sesuai dengan pekerjaannya dan tidak melakukan kesalahan. Contoh peraturan dalam perusahaan :

• Absen :
Karyawan harus datang tepat waktu, bila datang telat biasanya uang transpotasi di tiadakan akibat dari kesalahannya sendiri.

• Tanggung Jawab Kerja :
Karyawan harus bertanggung jawab atas pekerjaannya sendiri, jika terjadi kesalahan maka haruslah diselesaikan sendiri. Diwaktu jam kerja karyawan tidak boleh melakukan aktivitas diluar kerperluan kerja, contoh : membuka situs jejaring sosial saat jam kerja, tidur disaat jam kerja.


• Loyaritas Kepada Perusahaan :
Biasanya perusahaan suka terhadap karyawan yang loyaritasnya tinggi kepada pekerjaannya, Maka Karyawan akan mendapat bonus lebih bila karyawan bekerja secara loyaritas.

• Berpakaian Rapih dan Menarik :
Karyawan diharuskan berpakaian Rapih dan menarik agar terlihat menarik di hadapan costumer. Maka akan menimbulkan efek yang baik kepada costumer agar mereka kembali memakai jasa travel agent ini.

• Bekerja Secera Cepat :
Seorang ticketing harus bisa bekerja secara cepat agar para costumer tidak merasa puas karena pelayana yang cepat.

Bila semua faktor diatas terlaksana dengan baik maka perusahaan ini akan berkembang maju dengan baik. Pemimpin akan merasa puas dengan kinerja karyawannya bila semua itu terlaksana.

Mungkin hanya itu saja yang bisa saya tulis dipembahasan kali ini, saya mohon maaf bila tulisan yang saya buat ini masih banyak kekurangan, karena saya hanya menulis sesuai apa yang saya alamai sewaktu saya bekerja di Travel Agent.

Jumat, 07 Oktober 2011

SISTIM INFORMASI MANAJEMEN

1. Uraian singkat mengenai definisi Informasi, kebutuhan informasi apa yang sangat mendasar bagi suatu perusahaan dalam mengembangakan manajemennya..

Definisi dari Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Dalam hal ini data adalah representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai,mahasiswa,pelanggan), hewan, peristiwa, konsep, keadaan dll, yang di rekam dalam bentuk angka, huruf, simbol, text, gambar, bunyi atau kombinasinya. Ada point-point penting yang sangat mendasar bagi suatu perusahaan untuk kebutuhan informasi dalam mengembangkan manajemennya yaitu :
• Mampu bersaing di pasar Global
• Mampu mengatur Sistem Informasi Manajemen dengan baik
• Mempunyai Team Work yang baik
• Mempunyai akses yang mudah

Contoh yang memanfaatkan informasi adalah perusahaan penerbangan Garuda Indonesia

Tepat pada tanggal 26 Januari 1949 – pesawat RI-001 Seulawah diterbangkan dari Calcutta, India menuju Rangon, ibukota Burma sebagai penerbangan niaga. Untuk mengabadikan dan mengenang misi komersial yang dilaksanakan oleh Seulawah tersebut, kemudian peristiwa itu diperingati sebagai hari lahirnya Garuda Indonesia, yang ketika itu bernama Indonesian Airways, maskapai penerbangan komersial pertama yang mengudara membawa bendera Republik Indonesia.
Pada tanggal 1 Maret 1950 Garuda Indonesia baru dapat beroperasi dengan sejumlah pesawat yang diterima pemerintah Republik Indonesia dari perusahaan penerbangan KLM.
Armada Garuda Indonesia yang pertama untuk melayani jaringan penerbangan di dalam negeri terdiri dari 20 pesawat DC-3/C-47 dan 8 pesawat jenis PBY – Catalina Amphibi. Untuk melebarkan sayapnya, Garuda kemudian mengadakan pembaruan armadanya untuk melayani penerbangannya. Jaringan penerbangan Garuda Indonesia diperluas meliputi seluruh wilayah Republik Indonesia kecuali Irian Jaya sedangkan ke luar negeri menjangkau kota – kota seperti Singapura, Bangkok dan Manila.
Garuda semakin berkembang dan seluruh pesawatnya kemudian terdiri dari pesawat bermesin jet. Kekuatan armadanya berturut – turut ditambah dengan tipe – tipe pesawat seperti DC-10, MD-11, Boeing 747, 737, Airbus 300 dan Airbus 330.

GARUDA INDONESIA TERBUKTI PADA “E-LEARNING AWARD 2007â€
Meraih penghargaan tentulah bukan merupakan sesuatu yang khusus, Garuda Indonesia tuju. Namun demikian, kesuksesan telah terbukti di tahun lalu atas penerimaan penghargaan “ E-Learning Award 2007” “ peringkat pertama kategori “ The Best Online Learning” untuk kelompok Perusahaan – pada tanggal 8 Nopember 2007 lalu , tentu memberikan nilai dan makna tersendiri saat Garuda Indonesia tengah dalam proses transformasi bisnis, guna mempersiapkan perusahaan dapat bertahan dalam jangka panjang.

Kompetisi yang diselenggarakan majalah SWA bekerjasama dengan DPN PUSTEKKOM (Departemen Pendidikan Nasional Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan) ini, dilatarbelakangi meningkatnya penggunaan program berbasis teknologi informasi di berbagai kalangan, termasuk untuk pembelajaran di dunia pendidikan ataupun korporat.

“E - Learning Award 2007” ini diikuti sekitar 178 institusi, dengan kategori kepesertaan “ Best Online Learning” (kelompok perusahaan & non perusahaan) diikuti 49 peserta ; “Best School Website” diikuti 56 peserta ; “Best Educational Software Developer” 18 peserta ; “Best School’s Project” (learning materials) 29 peserta dan “Best Educational Software Development Proposal” sebanyak 26 peserta.

Apresiasi kiranya perlu kita berikan kepada rekan-rekan di Garuda IndonesiaTraining Centre, yang dengan inovasi dan kreatifitasnya dapat memanfaatkan sumber daya murah, yakni dengan program open source bernama Moodle untuk dikembangkan menjadi software Learning Management System(LMS). Keberadaan sumber daya dan komunitas Garuda yang tersebar menjadi salah satu pertimbangan dikembangkannya implementasi e-Learning tersebut.

“e-Learning is the next major killer application ”, demikian prediksi yang dikemukakan John Chambers , CEO Cisco System – perusahaan terkemuka bidang teknologi informasi - enam tahun silam. Kini, seiring perkembangan internet, penggunaan e-learning pun tumbuh pesat sebagai salah satu strategic tool dalam mencapai objektif perusahaan. Penggunaan teknologi informasi, dalam hal ini internet, kini memang telah dikembangkan untuk menyampaikan berbagai macam solusi guna meningkatkan pengetahuan dan kinerja perusahaan.

Garuda sendiri sejauh ini telah mengembangkan dan menerapkan berbagai aplikasi berbasis teknologi informasi untuk meningkatkan daya saing; diantaranya proses pengadaan secara online (e-Procurement) dan melakukan lelang real-time online (e-Auction) yang di akhir tahun 2006 mendapatkan penghargaan “E-Procurement & E-Auction Award” kategori ‘application of B2B’ dari Kementrian Negara BUMN.

Perusahaan pun sejak Mei 2006 telah (mulai) menerapkan e-ticketing sesuai dengan ketentuan IATA bahwa semua airlines yang menjadi anggota IATA harus sudah menerapkan sistem e-ticketing secara menyeluruh pada akhir bulan Mei 2008. Bagi Garuda Indonesia, transformasi melalui pemanfaatan teknologi menjadi sangat berarti; selain karakteristik industri penerbangan yang padat teknologi juga industri ini penuh dengan tuntutan akan inovasi dalam meraih keunggulan bersaing (competitive advantage).

Dalam kaitan ini pula, dua dari direktur / figur Board of Directorsyang baru (Direktur Strategi & Teknologi Informasi dan Direktur Keuangan) yang ditetapkan Kantor Kementrian BUMN dan Komisaris, terdapat direktur yang khusus menangani strategi dan teknologi informasi, agar pengembangan strategi Garuda Indonesia ke depan dapat didukung oleh teknologi informasi yang lebih sophisticated , sejalan dengan tuntutan lingkungan industri yang dinamis dan kompetitif dewasa ini.


2. Lima bentuk sumber yang di kelola oleh seorang menajemen...

• Reliability (Kehandalan)

Yaitu kemanpuan untuk memberikan pelayanan yang dijanjikan dengan segera, akurat dan memuaskan. Kinerja harus sesuai dengan harapan pelanggan yang berarti ketetapan waktu, pelayanan yang sama untuk semua pelanggan tanpa kesalahan.

• Responsiveness (Daya Tanggap)
Yaitu kemampuan maskapai penerbangan untuk membantu dan memberikan pelayanan yang cepat (responsif) dan tepat kepada para pelanggan dengan penyampaian informasi yang jelas.

• Assurance (Jaminan)
Adanya kepastian yaitu pengetahuan, kesopan santunan dan kemampuan para pegawai perusahaan untuk menumbuhkan rasa percaya para pelanggan kepada pelayanan perusahaan yang memiliki beberapa komponen antara lain : komunikasi, kredibilitas, keamanan, kompetensi dan sopan santun.

• Empathy (Empati)
Yaitu memberikan perhatian yang tulus dan bersifat individu atau pribadi yang dierikan kepada para pelanggan dengan berupaya memahami keinginan komsumen. Dimana suatu perushaan diharapkan memiliki pengerian dan pengetahuan tentang pelanggan, memahami keutuhan pelanggan secara spesifik, serta memiliki waktu pengoprasian yang nyaman bagi pelanggan.

• Tangibles (Bukti Langsung)
Yaitu kemampuan suatu perusahaan dalam menunjukkan eksistensinya kepada pihak eksternal. Penampilan dan kemampuan sarana dan prasarana fisik perusahaan dan keadaan lingkungan sekitarnya adalah bukti nyata pelayanan yang diberikan perusahaan.


3. Elemen Lingkungan adalah organisasi/individu yang berada di luar perusahaan dan mempunyai pengaruh langsung/tak langsung pada perusahaan. Elemen-elemen lingkungan manakah yang dapat secara mudah behubungan dengan perusahaan yang menggunakan transmisi elektronik...

• Lingkuangan sosial
Masyarkat menengah ke bawah yang masih memikir untuk mengunakan pelayanan jasa penerangan dengan alasan ralatif mahal biayanya dan cenderung menggunakan alat transpormasi seperti kereta api, bus dan kapal laut. Sedangkan untuk masyarakat menegah ke atas sebagian besar memilih menggunakan pelayanan jasa pernerbangan mungkin dengan alasan lebih cepat, aman dan nyaman.

• Kemajuan Teknologi Informasi
Memudahkan masyarakat atau instansi-instansi pemerintah untuk dapat mengakses dengan cepat melalui internet, untuk dapat meliahat jadwal penerbangan, harga tiket dll.

• Faktor Politik
Menyebabkan para pengguna pesawat enggan untuk berbergian ke suatu daerah yang sedang rawan politik yang sedang memanas, dikarnakan suasana tidak memungkinkan untuk berkunjung ke daerah tersebut.